di Walter Gaddia*
In occasione di un recente corso d’aggiornamento in materia di mediazione on-line, tra le tematiche trattate una delle più critiche è risultata essere quella concernente la sottoscrizione del verbale e degli eventuali accordi raggiunti in mediazione mediante firma digitale; in particolare il fatto che, in base alla normativa vigente, la sottoscrizione apposta ad un documento informatico che sia stato firmato sulla base di un certificato elettronico (successivamente) revocato, scaduto o sospeso equivale alla mancata sottoscrizione del documento stesso.
Nonostante al primo acchito la questione possa apparire di limitata portata, atteso il fatto che i certificati hanno una validità di 3 anni, prorogabile una sola volta per altri 3, in realtà la criticità di questo aspetto è tutt’altro che marginale.
Nella pratica, infatti, può verificarsi che la sottoscrizione avvenga con firma digitale prossima alla scadenza (prossima non necessariamente con riferimento alla data di sottoscrizione quanto magari con riguardo invece alla tempistica degli obblighi assunti con l’accordo), che il sottoscrittore, dolosamente o meno poco cambia ai nostri fini, potrebbe poi non rinnovare oppure che anche volendo potrebbe essergli precluso di rinnovare in quanto già rinnovato una volta
E’ di tutta evidenza che se sottovalutato questo aspetto potrebbe comportare la medesima conseguenza, seppure attraverso uno strumento tecnologicamente e concettualmente più avanzato, della sottoscrizione apposta con una penna ad inchiostro “evanescente”, che svanisce dopo un determinato lasso di tempo.
Nel corso del dibattito apertosi in occasione del corso sono stati ipotizzati due rimedi, cioè l’apposizione sul documento, oltre che della firma digitale, anche della “marca temporale” (un servizio digitale aggiuntivo, a pagamento, da richiedere al fornitore della firma, una sorta di “timbro datario” informatico che certifica la data del documento sottoscritto) oppure l’allegazione del documento sottoscritto ad una p.e.c da indirizzarsi a tutti i soggetti firmatari.
In seguito mi è parso peraltro opportuno fare una ricerca per verificare il tutto da un punto di vista normativo, anche per valutare quale soluzione al problema potrebbe essere la più vantaggiosa in termini di praticità e costi: ricerca le cui risultanze vorrei ora condividere con i frequentatori del blog.
In effetti ai sensi dell’art.21 comma 3 DLgs 07/03/2005, n. 82 “Codice dell’amministrazione digitale”.
“L’apposizione ad un documento informatico di una firma digitale o di un altro tipo di firma elettronica “qualificata basata su un certificato elettronico revocato, scaduto o sospeso equivale a mancata “sottoscrizione”.
La norma va poi combinata con l’art.62 del Decreto Presidente del Consiglio dei Ministri 22 febbraio 2013. “Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, “qualificate e digitali, ai sensi degli articoli 20, comma 3, 24, comma 4, 28, comma 3, 32, comma 3, lettera “b), 35, comma 2, 36, comma 2, e 71.” il quale stabilisce che:
“ Le firme elettroniche qualificate e digitali, ancorché sia scaduto, revocato o sospeso il relativo certificato “qualificato del sottoscrittore, sono valide se alle stesse è associabile un riferimento temporale opponibile ai “terzi che collochi la generazione di dette firme rispettivamente in un momento precedente alla scadenza, “revoca o sospensione del suddetto certificato”.
Dunque la “mancanza di sottoscrizione” non sussiste se alla firma sia associabile un riferimento temporale che individui l’esistenza del documento e quindi l’apposizione della firma digitale anteriormente alla scadenza, revoca o sospensione del certificato.
Quali siano poi questi riferimenti temporali opponibili ai terzi viene infine chiarito dal combinato disposto degli art. 20 comma 3 e 41 del già citato DLgs 07/03/2005, n. 82 “Codice dell’amministrazione digitale”.
L’art. 20 comma 3 recita che:
“3. Le regole tecniche per la formazione, per la trasmissione, la conservazione, la copia, la duplicazione, la “riproduzione e la validazione temporale dei documenti informatici, nonché quelle in materia di “generazione, apposizione e verifica di qualsiasi tipo di firma elettronica avanzata, sono stabilite ai sensi “dell’articolo 71. La data e l’ora di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte “in conformità alle regole tecniche sulla validazione temporale”.
Regole tecniche che al successivo art.41 prevedono :
“1. I riferimenti temporali realizzati dai certificatori accreditati in conformità con quanto disposto dal Titolo “IV sono opponibili ai terzi ai sensi dell’art. 20, comma 3, del Codice (N.D.R: le “marche temporali”)
.…omissis…
“4. Costituiscono inoltre validazione temporale:
…omissis…
“c) il riferimento temporale ottenuto attraverso l’utilizzo di posta elettronica certificata ai sensi dell’art. 48 del Codice”.
Quindi in conclusione dall’esame della normativa in materia risulta confermato che il problema sussiste e che per ovviare alle possibili problematiche connesse al sopravvenuto venir meno del certificato di firma è possibile ricorrere sia alla marcatura temporale che alla trasmissione a mezzo p.e.c del documento.
La mia personale opinione è che quest’ultima sia tra le due la soluzione da preferire considerato che:
– non richiede l’attivazione da parte del mediatore di servizi aggiuntivi, per inciso a pagamento, rispetto a quelli dei quali già dispone (quantomeno il mediatore-avvocato);
-si realizza attraverso uno strumento, la p.e.c appunto, al quale comunque il mediatore deve fare ricorso, per la concorrente necessità di rimettere il verbale e l’eventuale accordo alle parti.
Confido di essere riuscito a rendere il tutto in maniera chiara e magari anche poco tediosa per i lettori.
*mediatore e avvocat in Milano
